Home » Artiklar » Körjournaler – Så funkar det

Körjournaler – Så funkar det

Även om det kan kännas jobbigt att föra körjournal varje gång du reser med bilen så är det viktigt. Skatteverket baserar sig nämligen på den när de gör revision. Med hjälp av t.ex. en elektronisk körjournal som du kan visa upp hur mycket skatt du ska betala, eller rentav hur lite. 

För körjournalen dokumenterar hur du använder bilen. Hur långt du reser och om det är fråga om en privat resa eller du kör i tjänsten. Allt det här som spelar in på hur stor skatten blir. 

För vem gäller kravet på körjournal?

Det vanliga är att du för en körjournal när du som anställd har en förmånsbil eller du använder företagets bil för jobbet. Många gånger är det samma bil som används till dina privata resor, och då gäller det att kunna skilja på arbete och fritid. Något som också framgår av körjournalen är hur långt du rest i tjänsten. För om det går över 3 000 mil per år sänks förmånsvärdet på bilen. Det innebär att även om bilen räknas som en förmån så behöver du inte betala lika mycket i skatt.

”Resor till och från jobbet räknas som privata resor, något som alla inte känner till”

Ibland använder du din egen bil i tjänsten, men arbetsgivaren står för bensinen. I de fallen är det viktigt att föra körjournal så att det tydligt framgår vilka resor som gjorts för jobbet, och vilka som arbetsgivaren ska ge dig ersättning för. 

Vad ska du skriva i körjournalen?

Det finns en hel del information som Skatteverket tycker ska tas upp i körjournal:

  • registreringsnummer på bilen som gjort resan
  • datumet för resan.
  • notering vad mätaren står på både före och efter resan så att det är helt klart hur lång körsträckan är.
  • om du har en digital körjournal skriver du även in om det är en privat resa eller om du kört i jobbet.
  • om du för manuell körjournal behöver du bara skriva in när det är en resa i tjänsten. Men även då är det viktigt att läsa av mätaren före och efter resan, och föra in det i körjournalen. På så sätt är det möjligt att räkna ut hur stor andel är privat körning. Det är sedan den som förmånsbeskattas. 
  • om det handlar om resor för jobbet så ska du skriva in resans destination och varför du åkte dit. Sedan är det upp till arbetsgivaren att kontrollera att det stämmer. Det här gäller för både digital och manuella körjournaler.

Du kan läsa mer på Skatteverkets hemsida om vad som bör finnas med i en körjournal.

Olika typer – analog, digital och elektronisk körjournal 

Tidigare fanns det bara manuella körjournaler, det vill säga en bunt med papper eller ett anteckningsblock. Risken är dock att du tappar bort den eller den blir förstörd. En modernare form av körjournal är det digitala alternativet. Här har du exempelvis en app där du direkt för in alla uppgifter. Du slipper tänka på var alla papper ligger. Det mest populära alternativet är dock elektronisk körjournal med en GPS enhet som kopplas in direkt i bilen. Den sköter sig oftast helt själv, mäter av alla körda sträckor och fyller i allt det som krävs för en godkänd körjournal. Som arbetsgivare får du dessutom god överblick över hur dina företagsbilar används.

”För att undvika restskatt måste kunna bevisa vad du kört i jobbet

Är det så viktigt att fylla i körjournalen?

Det kan kännas jobbigt att behöva redovisa för allt, men det ligger i ditt eget intresse att föra körjournal. Om Skatteverket väljer att granska din förmånsbil så är det körjournalen som kan visa vad du kört privat och vilka resor som varit i tjänsten. Risken är stor att du får restskatt om du inte kan tillhandahålla de här uppgifterna på ett tydligt sätt. Det kan i vissa fall vara av intresse för din arbetsgivare att kunna se vilka resor du gjort, för att vara säker på att den reseräkning han eller hon får verkligen är för tjänsteresor och inte dina privata körningar. .

Elektronisk körjournal och GDPR

Det finns vissa regler för hur de elektroniska körjournalerna kan användas. En arbetsgivare har till exempel inte rätt att kontrollera sina anställdas förehavanden med hjälp av journalen. Eftersom den elektroniska körjournalen direkt för in alla positioner och resor så kan det vara enkelt att kontrollera hur de anställda använder bilen utanför sin arbetsdag. Men detta är alltså inte tillåtet. För mer information om vilka regler som gäller här är det bäst läsa mer hos Datainspektionen.