Home » Artiklar » Att tänka på vid upphandling av elektronisk körjournal

Att tänka på vid upphandling av elektronisk körjournal

Är du i färd med att upphandla ny leverantör av elektronisk körjournal? Det är du inte ensam om. Varje år genomför kommuner och större företag en mängd upphandlingar. Vi går igenom vad som är viktigt att tänka på, och när det är läge för upphandling respektive direktupphandling.

Att upphandla en elektronisk körjournal behöver inte alls vara krångligt eller svårt, men det är bra att tänka igenom en del saker innan förberedelsearbetet för upphandlingen starta. Är ni säkra på att ni behöver göra en upphandling? Vilken typ av enhet föredrar ni (OBD, eller montering direkt på batteriet, som ciggplugg i 12V-uttaget osv?). Kommer era bilar körs av olika personer så att ni behöver föraridentifiering? Ibland smyger det sig också in ”bra att ha krav” som man i efterhand har begränsad, eller ingen, nytta av (vilket kan bli mkt kostsamt). Vill ni vara tillåtande för små och nystartade bolag? Är  kvalificeringskriterierna och utvärderingsgrunderna tydligt åtskilda och förutsägbara? Listan är lång, men här kommer några tips och exempel på delar som är värda att beakta.

Direktupphandling

Elektroniska körjournaler är idag så pass billiga att denna tjänst kan direktupphandlas av de flesta kommuner. Gränsen för direktupphandling går idag vid 615 000kr/år, understiger ni detta finns inga skäl att göra upphandlingen onödigt stor, dyr och krånglig.

Val av GPS-enhet

De två vanligaste enheterna på marknaden idag är OBD-enhet eller en enhet som koppas på direkt på batteriet. Det finns även andra varianter, tex en enhet som koppas in direkt i 12V-uttaget (cig-uttaget). Vissa företag har även egenutvecklade enheter med tex. knappar för att registrera Privat/Tjänsteresa eller liknande.

Fördelar och nackdelar

InstallationSynlighetPåverkan vid ServicePåverkan bilgarantiPris per enhet Poäng
OBD43124 14
Batteri15555 21
12V uttag53554 22

OBD-enheten är den vanligaste på marknaden, men har sina tydliga nackdelar så som att verkstaden tar ut den när bilen är på service, och sedan sätts den ej tillbaka. Det är även många biltillverkare som flaggar för att garantin inte gäller om ni använder diagnosuttaget utan att vara en certifierad verkstad. Dess största fördel är att den oftast är enkel att installera.

Enheten fästs direkt på batteriet är ofta lite svårare att installera, på nyare bilar kan det vara svårt att komma åt batteriet. En stor fördel är dock att när den väl är installerad är den mkt svår att manipulera, ta bort eller på annat sätt råka koppla ur. 

Många använder i dag bilens ciggarettuttag för att ladda sin mobiltelefon, så därför är de flesta 12V-enheter utrustade med extra USB-uttag. Enhetens största nackdel är att den är enkel att rycka ur. Med det sagt har enheten den i särklass enklaste installationen. Dagens bilar är ofta utrustade med flera olika uttag (tex i handskfack eller bagagelucka). Monterar man enheten där minskas risken att föraren rycker ur enheten.

Föraridentifiering

Föraridentifiering används oftast när flera olika förare delar på bilar i en bil-pool. Vanligtvis blippar föraren ett passerkort eller tagg på en liten device på instrumentbrädan. I körjournalsystemet registreras då att just den föraren gjorde efterföljande resa. Vissa leverantörer av digitala körjournaler har även en app som man ersätta detta, men det kräver att alla anställda har en egen smartphone. 

Hos dom flesta leverantörerna är föraridentifiering ett tillägg och en fördyring av den digitala körjournalen, så tänk till ordentligt innan ni väljer att ta med kravet. Det skapar också mer administration eftersom alla taggar ska registreras och hanteras löpande i systemet. Fördelen är att när systemet är uppsatt och konfigurerat så slipper man manuell hantering.

Alla leverantörer erbjuder ej föraridentifiering, då detta ofta komplicerar systemet. De flesta av leverantörerna som erbjuder föraridentifiering gör det genom en extra enhet som sätts in som komplement till GPS-enheten. När vi granskat några olika leverantörer hittade vi bara en leverantör av elektronisk körjournal som erbjöd föraridentifiering och GPS i samma enhet.

Många vs Få krav

En vanlig fallgrop som görs i upphandlingar är att ställa för många och för specifika krav. Kanske är det av gammal vana, kanske för att man tänker att befintlig lösning är enda lösningen som finns. Men för att främja konkurrens, utveckla marknaden och möjliggöra för nya aktörer att utmana med nya tekniska lösningar så är det viktigt att försöka ställa så få, men relevanta krav som möjligt. Ställer man för specifika krav finns faktiskt risken att en konkurrent till vinnande anbud överklagar, det kan bli en långdragen och kostsam process.

Skillnad på kvalificeringskrav och utvärderingskriterier

Viktigt i en upphandling är att göra det tydligt vad som är ett kvalificeringskrav och ett utvärderingskriterium. Ett kvalificeringskrav är ett krav som måste uppfyllas för att överhuvudtaget få vara med och delta i upphandlingen. Exempelvis kan det vara ekonomisk stabilitet, att inneha F-Skattsedel, omsättningskrav eller krav på att ha utfört likvärdiga uppdrag. Uppfyller man ej kvalificeringskrav så blir man förkastad som anbudsgivare.

Utvärderingskriterier används när man inte använder lägsta pris. Vanligt gällande elektroniska körjournaler är utvärderingskriterier rörande själv systemet, dess användarvänlighet och vissa ”nice to have”-funktioner som man valt att inte ha som skarpa krav. Det händer att leverantörer få komma och presentera sitt system, som sedan bedöms systemet utifrån några givna kriterier. Här är det oerhört viktigt att man som upphandlare har tydliga kriterier och tydliga förklaringar om hur man uppfyller en viss poäng inom varje kriterium. Det är vanligt med överprövningar när detta blir otydligt och leverantörer ej förstå varför de lått för låga bedömningar. 

Ett säkrare kort är att gå på en lägsta-pris upphandling. En elektronisk körjournal ska ju om den fungerar som den ska bara vara ett sido-verktyg som, efter att det konfigurerats rätt, bara ska behöva administreras vid ett fåtal tillfällen.